Gestión Documental

En la gestión diaria de las empresas, se genera un gran volumen de información, que supone una gran dedicación de tiempo y esfuerzo de no estar perfectamente clasificada y de fácil acceso.

Para solucionar este tipo de problemas, el módulo de Gestión Documental AYAX ERP, permite digitalizar, almacenar, buscar, gestionar, compartir y controlar el acceso a todos los documentos de la empresa de una forma rápida, sencilla y controlada. El programa permite crear una base de almacenamiento de información jerarquizada, clasificada y totalmente controlada.

Totalmente integrado con el resto de módulos AYAX ERP, dispone de un visor de documentos asignado a cada uno de los centros de información. Para cada documento que se crea, se genera por la propia gestión o se añade a la gestión documental, podemos indicarle unos criterios de clasificación y palabras clave para luego poder buscarlo.

De esta manera podemos clasificar los documentos que se incorporen a la gestión documental, de varias formas diferentes.

Por tipo de documento: Word, PDF, Excel, Autocad, Imagenes, texto,etc.

Por clasificación de documento: Contratos de clientes, contratos de proveedores, contratos administración, recibos gas, recibos vehículos, planos clientes, planos administración, etc.

Por grupos de clasificación: Contratos, planos, recibos, nóminas, fotos, etc... Se podrán aplicar una serie de propiedades a cada uno de los documentos que asociemos a la gestión documental como:

  • Permisos: Creación, borrado, escritura, lectura.
  • Propiedades adicionales: Podemos crear para cada tipo de documento las propiedades que necesitemos como por ejemplo: PRIORIDAD(Alta, media, baja, etc.. ), .
  • Palabras clave: Palabras por las que podemos buscar ese documento en la gestión documental, tipo google. Por ejemplo, para que podamos encontrar un parte de trabajo de un operario en Marzo 2014, podemos asignarle al documento las palabras clave: parte, nombre operario, Marzo.

El módulo AYAX Gestión Documental, aporta un gran número de ventajas en el dia a dia de los usuarios, como:

  • Información centralizada y clasificada de acuerdo a los criterios de la empresa.
  • Documentos con control de acceso por usuario.
  • Búsqueda de documentos por palabras clave.
  • Encriptación de documentos.
  • Historial de versiones de documentos.
  • Incorporación de documentos directamente desde un escáner.